Teilnehmermanagement beschäftigt sich sowohl mit der Erhebung, Verarbeitung, Verwaltung und quantitativen Auswertung von veranstaltungs-relevanten Teilnehmerdaten, als auch der Kommunikation mit den Teilnehmern. Es schließt weiterhin die Planung, Koordination und Kontrolle von sämtlichen Ressourcen und Aktivitäten ein, die den Teilnehmer einer Veranstaltung direkt betreffen. Teilnehmermanagement umfasst jegliche teilnehmerbezogene Maßnahme vor, während und nach der Veranstaltung.

Prof. Ulrich Wünsch
Internationale Fachhochschule Bad Honnef

gastwerk! teilnehmermanagement

Ihre Vorteile

Planungssicherheit
Kontrolle
personelle Entlastung
Kostensenkung
Datenpflege

Nachbereitung & Reporting

Wer war wann da?
Feedback einholen über Feedbackseite
Versenden von Downloadlinks und Informationen zur Veranstaltung
Kostenanalyse
Erstellung von Veranstaltungsstatistiken

Der perfekte Baukasten

Warum etwas nur optimieren, wenn man es komplett neu definieren kann?

Wir sind ein Fullservice-Dienstleister und betreuen unsere Kunden vom Einladungsmanagement bis hin zur Entwicklung von Onlineanmeldungen und unkomplizierter Akkreditierung der Gäste. Wir wissen, was ein modernes Gästemanagement braucht. Bei gastwerk! entwickeln Eventprofis und IT Spezialisten gemeinsam neue Ansätze und Lösungen. Experimentierfreude und der Mut neue Wege zu gehen sind typisch für gastwerk! Das alles trifft bei uns auf langjährige Branchenerfahrung, Herzblut und Engagement. Bei uns bekommen sie das, was Sie wirklich brauchen. Keine Lösungen von der Stange, sondern maßgeschneiderte Entwicklungen für Ihr Projekt.

Einladungsmanagement

gastwerk! übernimmt und koordiniert Layout, personalisierten Druck, Konfektionierung und Versand Ihrer Einladungen.
Unsere gastwerk! Namensschilder fühlen sich an wie PVC. Sie sind jedoch aus Pappe und man merkt es nicht. Wir haben für Sie die gastwerk! Namensschild Edition entwickelt.
Ihre Idee, Ihr Layout, unser Schild.
100 % Pappe, 100 % nachhaltig, 100 % recyclebar.
FSC Zertifiziert!

Corporate Design

Wir gestalten ein individuelles Design für Ihre Registrierungs-Webseite.
Unsere Microsites sind responsive. Sie sind stets an mobile Endgeräte angepasst.

Nutzung & Rechte

Unser System verfügt über eine vielseitige Rechtevergabe mit Protokollfunktion für unterschiedliche Nutzer.
In der Schnellübersicht sehen Sie stets den aktuellen Anmeldungsstatus.
Das Anlegen individueller Exportlisten vereinfacht die Verwaltung Ihrer Veranstaltung.

Ihre Gäste melden sich mit ihren persönlichen Zugangsdaten auf einer individuell gestalteten Microsite an.
Auf der Folgeseite registrieren sie sich über unser Online-Anmeldeformular, in dem bereits alle vorhandenen Gästedaten hinterlegt sind.
Unsere Registrierungsseiten sind mehrsprachig.

Anmeldeoptionen

Unser System basiert auf einer generischen Datenbankstruktur und ermöglicht frei definierbare Anmeldeund Abfrageoptionen:

Zusage / Absage
Gast / Begleitungen / Vertretungen
Anreiseinformationen
Kontingentverwaltung für Hotel / Seminare / Testfahrten etc.
Zuweisung von Gruppen, Tischen und Sitzplätzen
automatisierte Erstellung von PDF Formularen und eTickets.

E-Mail-Versand

Ein vielseitiges Mailingtool ermöglicht den Versand von:

Save-The-Date
Einladung
Teilnamebestätigung / Absage
Reminder
Individuelle Gruppenmailings
Anhänge: eTickets, Wallet-Dateien, Kalendereinträge, Veranstaltungsinformationen, uvm.

Die Akkreditierung

NEU bei gastwerk: >FastTrack>>>
Die Gesundheit der Teilnehmer Ihrer Veranstaltung hat Priorität!
Aus diesem Grund haben wir >FastTrack>>> entwickelt.
Mehr zu unseren vielseitigen Akkreditierungs-Tools finden Sie auf akkreditierung.hamburg

Versand von SMS und weiteren Informationen

Bei Eintreffen eines Gastes versenden wir individuelle SMS an den Gast oder Gastgeber.
Zusätzliche Veranstaltungsinformationen können ebenfalls per E-Mail versendet werden.

Sicherheit

Unsere Webseiten verfügen immer über ein SSL Zertifikat. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen.
Unsere Server liegen in einem der größten Rechenzentren in Europa.
Eine Schnittstelle zur Kunden-IT ist nicht erforderlich.
Ihre Daten sind bei uns doppelt gesichert. Der Zugang zu unserem Backend verfügt über eine 2-Faktor-Authentifizierung. Sicherer als es die DSGVO verlangt!

Service

Wir legen Wert auf persönliche Betreuung und Beratung.
Bei Fragen sind wir jeder Zeit für Sie da!

Das Team

Ihre Ansprechpartner im gastwerk stehen für professionelle Arbeit - und für den Spaß daran.
Wir freuen uns darauf Ihnen zu zeigen, was wir können.

Heiko Behrendt

Geschäftsführung

behrendt@gastwerkevent.de

040 / 5327 3848

Carsten Wenzel

Projektleitung

wenzel@gastwerkevent.de

040 / 5327 8797

Melina Kasischke

Projektleitung

kasischke@gastwerkevent.de

040 / 8450 9541

Larissa Reichelt

Junior Projektleitung

reichelt@gastwerkevent.de

040 / 8430 1577

Josephine Radke

Projektassistenz

radke@gastwerkevent.de

Volker Lehnen

IT / Softwareentwicklung

lehnen@gastwerkevent.de

Wann sind Sie dabei?

Die Entwicklung von gastwerk! Teilnehmermanagement basiert auf langjähriger Erfahrung im Eventbereich. Als Eventprofi wissen wir genau, worauf beim Gästemanagement geachtet werden muss. Unser Blick ist stets auf die gesamte Veranstaltung gerichtet und nicht nur auf einen Teilbereich! Unser Teilnehmermanagement kommt weltweit in vielen namhaften Unternehmen zum Einsatz. gastwerk! Teilnehmermanagement ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Veranstaltung. Unsere Kunden sind von der unkomplizierten Vielseitigkeit unseres Systems überzeugt. Sie bestimmt auch!

gastwerk! Teilnehmermanagement
Theodorstraße 41 / Haus P
22761 Hamburg

Telefon: 040 / 5327 3848
E-Mail: digital@gastwerkevent.de

Geschäftsführer:
Heiko Behrendt

Handelsregister:
netz•werk! Eventmanagement GmbH
Amtsgericht Hamburg
HRB 89592
Ust-ID-Nr.: DE232826714

Möchten Sie sich von der Leistungsfähigkeit von gastwerk! Teilnehmermanagement überzeugen?
Gerne erstellen wir Ihnen einen Testzugang zu unserem System. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Besuchen Sie unsere Webseite zum Thema Akkreditierung!

Haben Sie noch weitere Fragen?
Schreiben Sie uns, rufen Sie an oder besuchen Sie uns!